Art. 16. Na digitalização de documentos para a juntada em processos administrativos eletrônicos, devem ser observados os seguintes requisitos:

I - a apresentação do original do documento digitalizado poderá ser exigida na forma da lei ou de ato normativo dos órgãos do Poder Judiciário;

II - a digitalização de documentos físicos deverá ser acompanhada de conferência de sua conformidade, com certificação sobre a respectiva natureza (original, cópia simples, cópia autenticada administrativamente ou cópia autenticada em cartório);

III - o documento físico recebido da parte ou interessado deverá ser retirado, no prazo de 30 (trinta) dias contados da ciência da inserção do representante digital no sistema do processo administrativo eletrônico, observando-se a seguinte disciplina na inércia:

a) em caso de cópia simples, autenticada administrativamente ou em cartório, será eliminada; b) em caso de original, permanecerá como anexo físico do processo administrativo eletrônico;

IV - o documento físico recebido de terceiro, digitalizado pelos órgãos do Poder Judiciário para inclusão em processo administrativo eletrônico, será eliminado mediante critérios seguros e observância do art. 20, incisos V, VI e VII após a inserção do representante digital no processo eletrônico, salvo se constituir registro público original, hipótese em que será devolvido ao titular;

V - quando o documento original entregue para digitalização apresentar potencial valor secundário, deverá ser consultada a CPAD para deliberação sobre a sua destinação final.

Parágrafo único. Na hipótese de ser inviável a digitalização:

I - o documento físico permanecerá como anexo ao processo eletrônico, sendo facultados à parte ou ao interessado o amplo acesso ao seu conteúdo e a extração de cópias;

II - findo o processo eletrônico, o documento será remetido ao arquivo com o registro cabível, aplicando-se a mesma temporalidade e destinação daquele.